Sie wollen in ihrem Unternehmen bzw. ihrer Organisation eine Besprechung durchführen, an der neben den physisch anwesenden Personen auch Mitglieder von entfernten Standorten teilnehmen sollen? Erfahren Sie alles Wissenswerte über das notwendige Equipment und die Durchführung von Videokonferenzen ab 3 Personen.
Dieser Artikel wendet sich an Gastgeber von Besprechungen bzw. Videokonferenzen mit einer Gruppengröße ab 3 Personen. Dieser Beitrag will Basiswissen vermitteln, damit die Leser mit dem Thema vertraut werden und in die Lage versetzt werden, die notwendigen Investitionsentscheidungen zu treffen.
Der Blog-Beitrag ist im April 2020 erstmals bei HappyMeeting.de erschienen.
Was ist eine Videokonferenz?
Bei einer Videokonferenz befinden sich die Teilnehmer einer Besprechung an verschiedenen Orten. Durch moderne Technik sind sie optisch und akustisch miteinander verbunden. Die parallele Bild-, Ton- und Datenübertragung einer Videokonferenz ermöglicht die persönliche Kommunikation mehrerer Teilnehmer.
Nachstehend erfolgt eine Abgrenzung der „Videokonferenz“ zu anderen Begriffen.
Webkonferenz
Eine Webkonferenz bzw. Online-Meeting ist ein über das Internet durchgeführtes „virtuelles“ Treffen zwischen Teilnehmern, die sich real an ganz verschiedenen Orten befinden. Die Entwicklung von Technologien zur Videokonferenz begann bereits parallel zur Entwicklung des Fernsehens. Die heutigen Videokonferenzen profitieren vom zunehmenden Breitband-Ausbau und werden deshalb als „Webkonferenzen“ durchgeführt.
Ein wichtiges Merkmal einer Webkonferenz (im Vergleich zur Videokonferenz) ist es, dass auch Dokumente, Präsentationen, etc. geteilt werden können. Im Laufe der Webkonferenz kann die Rolle des Moderators flexibel zwischen den Teilnehmern (und Ihren Desktops) gewechselt werden. Damit folgen sie dem wesentlichen Merkmal von ortsgebundenen Sitzungen, bei denen – im Gegensatz z. B. zu Vorträgen – ein Dialog unter vielen stattfindet („Many-to-many“-Prinzip).
In diesem Artikel wird der umgangsprachliche Begriff Videokonferenz benutzt, obwohl per Definition eine Webkonferenz gemeint ist.
Livestream, Webcast
Bei der „Echtzeitübertragung“ (= Live-Streaming) werden Bild und Ton „live“ über das Internet bereitgestellt. Ein Stream kann an tausende Zuschauer gleichzeitig übertragen werden, z.B. bei Livekonzerten (ähnlich wie Fernsehen). Dagegen führen bei Webkonferenzen mehrere Teilnehmer einen Dialog.
Wie der Livestream, so ist auch der Webcast eine audiovisuelle Sendung, die für das Internet produziert wird. Während der Livestream „live“ gesehen werden kann, ist der Webcast als Aufzeichnung abrufbar.
Livestream und Webcast folgen dem „One-to-many“ Prinzip. Diese Kommunikation basiert auf dem klassischen Sender-Empfänger-Modell: Einer präsentiert und eine beliebige Anzahl von Teilnehmern schaut zu. Ein Webcast kann somit simultan an mehrere hundert oder gar tausend Teilnehmer ausgestrahlt werden.
Webinar
Die Bezeichnung ist ein Kunstwort, das sich aus „Web“ und „Seminar“ zusammensetzt. Ein Webinar ist also ein Seminar, das über das Internet abgehalten wird. Ein Webinar findet im Normalfall zu einer festgelegten Uhrzeit satt. Die Teilnehmer wählen sich über eine entsprechende Website ein und folgen anschließend dem Vortrag.
Sowohl der Livestream als auch der Webcast senden nur in eine Richtung: Der Moderator präsentiert verschiedene Inhalte, Grafiken, usw. und informiert bzw. unterhält sein Publikum.
Beim Webinar gibt es die Möglichkeit zur Interaktion: Die Teilnehmer können durch Fragen, ein Chatfenster oder durch Live-Umfragen zur Diskussion beitragen. Beim Webinar handelt es sich also um eine Zwei-Wege-Kommunikation.
UCC (Unified Communications & Collaboration)
Dieser Marketingbegriff setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:
Unified Communications (UC) bedeutet soviel wie „einheitliche Kommunikation“. Unified Communications verbindet verschiedene Kommunikationsdienste wie Telefon, E-Mail, Fax und Messaging in einer gemeinsamen (Software-)Plattform.
Unified Communications & Collaboration (UCC) integriert zusätzlich zu verschiedenen Kommunikationsdiensten auch Kollaborationsdienste, um sich gegenseitig den Bildschirm zu teilen und gleichzeitig gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Durch UCC werden verschiedene Werkzeuge und Unternehmensanwendungen in einem System und einer Anwenderoberfläche vereinheitlicht (unified) integriert. Es werden virtuelle Räume geschaffen, in denen mit digitalen Hilfsmitteln eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit möglich ist.
UCC ist ein Ansatz, die Erreichbarkeit von Anwendern zu verbessern und die Zusammenarbeit verteilter Teams zu fördern. Dies beinhaltet insbesondere synchrone Kommunikationsformen, bei denen die Teilnehmer in Echtzeit miteinander interagieren.
Warum Videokonferenz?
Der Hauptgrund für den Einsatz von Videokonferenzen sind Kosteneinsparungen. Dabei handelt es sich vor allem um Reisekosten: Summiert man die entsprechenden Beträge, also Transportkosten (PKW, Taxi, Zug oder Flugzeug), Hotelkosten, Tagegelder und Spesen, so kommt man im Jahr schnell auf einen enormen Kostenblock.
Bei regelmäßigen Besprechungen wird gerne auch eine Kombination aus persönlichen Präsenztreffen und Videokonferenzen als Mischform gewählt.
Beispiel: Eine Marketinggruppe hatte ein gemeinsames Projekt. Die 12 Mitglieder der Gruppe hatten verteilte Standorte über ganz Deutschland. Die Projektarbeit machte es notwendig, dass sich alle Mitglieder einmal pro Monat zu einem persönlichen Austausch trafen. Die Präsenz-Treffen fanden in Kassel statt, als ungefährem Mittelpunkt Deutschlands. Nach durchschnittlich 4 Stunden waren die wesentlichen Inhalte besprochen. Das bedeutet, dass die Zeiten für An- und Abfahrt für die meisten Teilnehmer länger waren als die Zeit für die Besprechung. Im konkreten Beispiel hat sich die Gruppe darauf verständigt, zwei Treffen pro Quartal per Videokonferenz durchzuführen und ein Treffen pro Quartal als Präsenztreffen. Der Nutzen dieser Lösung: Einsparung von Zeit (z.B. An- und Abfahrt) und Geld (z.B. Transportkosten).
Videokonferenzen können heute deswegen relativ einfach durchgeführt werden, weil folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der Markt bietet heute Lösungen, die recht einfach in der Handhabung sind und kostengünstig genutzt werden können.
- Durch die hohe Verbreitung des Internet erfolgt die Übertragung von Bild und Ton in guter Qualität ohne nervige Ruckler und Bildstörungen.
- Die aktuellen Lösungen funktonieren nicht nur im Video-Konferenzraum, sondern auf jedem Endgerät: überall und zu jeder Zeit. Das bedeutet, dass die Anwender auch vom Home Office aus oder am Flughafen über den Bildschirm teilnehmen können.
- Die Mitarbeiter zeigen heute eine hohe Nutzerakzeptanz, weil sie Videokonferenzen auch im privaten Bereich kennen und schätzen gelernt haben.
Wie funktioniert eine Videokonferenz?
Bei einer Videokonferenz gibt es den Gastgeber bzw. Moderator und die Teilnehmer. Der Gastgeber stellt einen virtuellen Konferenzraum zur Verfügung und lädt die Teilnehmer ein. Jeder Teilnehmer ist für jeden anderen Teilnehmer sichtbar, die Kommunikation ist zwischen allen Teilnehmern möglich („many-to-many-Konferenz“).
Damit jeder Teilnehmer „sehen – hören – sprechen“ kann, sind mehrere Software- bzw. Hardware-Komponenten notwendig, die eine Videokonferenz ermöglichen.
Was benötigt man für eine Videokonferenz?
Komponenten für eine Videokonferenz
- Internet
- Display
- Kamera
- Mikrofon
- Lautsprecher
- Exkurs: Audio-Systeme
- Exkurs: All-In-One-Systeme
- Steuereinheit
- Software
- Exkurs: Integrierte Systeme
Internet
Die Videokonferenz nutzt als technische Plattform das Internet. Jeder Teilnehmer ist daran interessiert, dass die Übertragung von Bild und Ton in guter Qualität ohne nervige Ruckler und Bildstörungen funktioniert. Voraussetzung dafür ist eine verlässliche und stabile Internetverbindung.
In Deutschland war die durchschnittliche Internetgeschwindigkeit (Stand 2017) ca. 15 Mbit/s (Quelle: de.statista.com). Diese Bandbreite ist völlig ausreichend für die ’normale‘ Teilnahme an einer Videokonferenz. (Spezialfall: z.B. Videokonferenz mit 4K- bzw. Ultra-HD-Auflösung.)
Display
Das Display bzw. Monitor, Bildschirm hat folgende Aufgaben:
- Jeweiliges Bild der anderen Teilnehmer zeigen (üblich sind bis zu 7×7 = 49 Bilder pro Display).
- Darstellung des zu besprechenden Content (z.B. Excel-Tabelle, Powerpoint-Präsentation, Desktop, usw).
- Evtl. Steuerung der Videokonferenz (z.B. anderen Teilnehmer stumm schalten wegen Rückkopplung).
Werden ein oder zwei Displays benötigt?
Bei einer reinen Videokonferenz ohne Content ist ein Bildschirm ausreichend. Bei häufigeren Videokonferenzen in größeren Gruppen bzw. der Verwendung von Content schaffen zwei Displays eine größere Übersichtlichkeit: ein Bildschirm wird für die Teilnehmer verwendet und ein Bildschirm wird für den Content verwendet.
Wie sinnvoll ist die Verwendung von Touch-Display?
Für die Arbeit in Gruppen mit Content ist ein Touch-Display immer die beste Wahl. Mit dem Touch-Display können sie die Inhalte direkt kommentieren, ergänzen, in der Größe ändern, verschieben, usw. und haben damit die Möglichkeit ‚interaktiv‘ zu arbeiten. Flipchart und Whiteboard sind in diesem Fall direkt ins Touch-Display integriert.
Wie groß soll das Display sein?
Die Display-Größe wird im Wesentlichen durch zwei Faktoren bestimmt: Wieviele Personen sind im Raum? Wie groß ist der weiteste Abstand einer Person zum Display?
Bei den Professional-Displays haben sich in den letzten Jahren folgende Größen etabliert: 43″ / 49″ / 55″ / 65″ / 75″ / 86″ / 98″
Zur Orientierung: Die Bildschirmdiagonale von 86″ entspricht der klassischen Schultafel (Breite ca. 205 cm x Höhe ca. 123 cm)
Welche Display-Größe bzw. Bild-Diagonale ist für welche Raumgröße geeignet?
Bei max. Abstand vom Display ca. 2-4 m = Empfehlung 55"-Display (ca. Breite 130 x Höhe 80 cm | Fläche ca. 1,0 qm)
Bei max. Abstand vom Display ca. 4-6 m = Empfehlung 65"-Display (ca. Breite 160 x Höhe 95 cm | Fläche ca. 1,5 qm)
Bei max. Abstand vom Display ca. 6-7 m = Empfehlung 75"-Display (ca. Breite 180 x Höhe 109 cm | Fläche ca. 2,0 qm)
Bei max. Abstand vom Display ca. 7-10 m = Empfehlung 86"-Display (ca. Breite 205 x Höhe 123 cm | Fläche ca. 2,5 qm)
Kamera
Die Kamera erfasst das Bild der anwesenden Teilnehmer im Raum und sendet es an die entfernten Teilnehmer.
Merkmale von Konferenzkameras
- Bildauflösung: Standard ist Full-HD (eine 4K-Kamera sendet die 4-fache Datenmenge von Full-HD und wird aktuell noch nicht als Standard verwendet)
- Sichtfeld: ca. 70 – 180 Grad (je nach Aufgabenstellung und Anzahl Personen)
- Steuerbare Kameras bzw. PTZ-Kameras (steht für Pan = schwenken, Tilt = kippen und Zoom für vergrößern/verkleinern)
- Fernbedienung: ja/nein
- Anschluss: Standard ist USB (bzw. LAN für Streaming)
Mikrofon
Das Mikrofon erfasst die Stimmen der anwesenden Teilnehmer im Raum und sendet es an die entfernten Teilnehmer.
Welche Arten von Mikrofonen werden bei Videokonferenzen verwendet?
- Geräteintegrierte Mikrofone (z.B. in Notebook, All-In-One-Systeme, Integrierte Systeme)
- Tischmikrofone die das Sprechen von mehreren Personen übertragen (im Gegensatz zu Schwanenhals-Mikrofonen für einen Sprecher)
- Deckenmikrofone als Einbau in die Decke des Besprechungsraums bzw. als abgehängte Lösung von der Decke
Lautsprecher
Der Lautsprecher gibt die Stimmen der entfernten Teilnehmer wieder.
Welche Arten von Lautsprechern werden bei Videokonferenzen verwendet?
- Geräteintegrierte Lautsprecher (z.B. in Display, All-In-One-Systeme, Integrierte Systeme)
- Soundbar als Ergänzung zum installierten (Touch-)Display
- Soundsysteme (z.B. mit Verstärker, Lautsprecher) sind in kleinen bzw. mittleren Besprechungsräumen eher selten vorhanden
Exkurs: Audio-Systeme
Die Kombination aus Mikrofon und Lautsprecher wird in diesem Artikel als Audio-System bezeichnet. Ein ebenfalls häufig verwendeter Begriff ist die sog. Freisprecheinrichtung: Sowohl Mikrofon als auch Lautsprecher können ‚einfach so‘ benutzt werden ohne die Geräte anzufassen.
Merkmale von Audio-Systemen bzw. Freisprecheinrichtungen im Besprechungsraum:
- Anzahl der teilnehmenden Personen? (z.B. 4, 6, 8, 12, 24 Personen)
- Kopplung mehrerer Freisprecheinrichtungen möglich? (z.B. bei 12 Personen insgesamt 2 Freisprecheinrichtungen für je 6 Teilnehmer)
- Anschluss der Geräte kabelgebunden oder drahtlos? (Verbindung z.B. via Bluetooth)
Wann empfiehlt sich die Verwendung eines Headsets?
Das Headset besteht aus Kopfhörer (= Lautsprecher) und Mikrofon und wird nur an Einzel-Arbeitsplätzen bzw. im Home-Office eingesetzt. Mögliche Gründe für die Verwendung sind z. B. Reduzierung von Umgebungsgeräuschen, Verbesserung der akustischen Situation (kein „Blechdosen-Sound“). Sobald eine Gruppe von Personen gemeinsam in einem Raum an einer Videokonferenz teilnimmt, kommen keine Headsets, sondern andere Audio-Systeme zum Einsatz.
Exkurs: All-In-One-Systeme
All-In-One-Systeme für Videokonferenzen sind integrierte Geräte mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Diese Geräte sind zunächst eher für kleinere Besprechungsräume geeignet. Einige Modelle bieten jedoch auch eine Erweiterung des Audiosystems durch Tisch- bzw. Deckenmikrofone.
Merkmale von All-In-One-Systemen für Videokonferenzen
- Bildauflösung (Hinweis: Die maximal verwendete Auflösung wird von der Software bestimmt und ist häufig maximal Full-HD)
- Sichtfeld: ca. 85 – 125 Grad (Wieviele Personen sind bei engen Gruppen auf dem Bild?)
- Streaming (z.B. direkt auf Youtube) gewünscht?
- Erweiterung durch Tisch- bzw. Deckenmikrofone notwendig?
Steuereinheit
Die meisten Anwender haben wenig Interesse an den verschiedenen Einzel-Komponenten eines Videokonferenzsystems. Ihr technischer Anspruch ist schlicht und einfach: Es soll alles problemlos funktionieren. Diese Aufgabe des ‚Zusammenspiels‘ wird von einer Steuereinheit übernommen. Folgende Komponenten sind mit ihr verbunden: Internet, Display, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Software.
Die Wahl der Steuereinheit für einen Besprechungsraum orientiert sich an der Frage, welches Meetingkonzept vom jeweiligen Unternehmen bzw. Organisation verfolgt wird:
- BRING – Der Anwender bringt sein eigenes Notebook mit. Dort ist alles enthalten, was benötigt wird (Kontakte, Unterlagen, Dateien). Der Benutzer weiß, wie er die einzelnen Programme seines Notebook nutzen kann. Die technische Raumausstattung ist vorhanden: (Touch-)Display, Kamera, Mikro, Lautsprecher. Diese Raumkomponenten ersetzen die Docking-Station des Home-Office. Das Notebook des Anwenders kann die gesamte Peripherie nutzen.
- SELECT – Völlig flexibler Ansatz. Hardware mit Intelligenz ist im Raum verbaut: Touch-Display mit integriertem PC, Kamera, Lautsprecher, Mikrofon, Software. Eine spezielle Meeting-Software erlaubt es dem Anwender, das freigegebene Setting abzurufen.
- JOIN – „verbinden, beitreten, teilnehmen“ Mit einem Fingertip an einer bestehenden Plattform teilnehmen.
Software
Die Videokonferenz-Software ist sicher das Herzstück jeder Lösung.
Bitte lesen Sie hierzu das nächste Kapitel „Was sind die besten Videokonferenz-Tools?“
Exkurs: Integrierte Systeme
Hier werden beispielhaft zwei Integrierte Systeme für Videokonferenzen vorgestellt:
Das Notebook (evtl. auch Tablet bzw. Smartphone) für den Einzel-Arbeitsplatz bzw. Home-Office. Diese Geräte-Kategorie beinhaltet alle notwendigen Komponenten für eine Videokonferenz: Display, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Steuereinheit und Software.
Speziell entwickeltes Raumsystem für die Videokonferenz: Steuerung über das integrierte Touch-Display. Die Videokonferenz-Lösung ist festgelegt (z.B. Microsoft Teams bzw. Zoom). Per Tastendruck kann die Konferenz z.B. gestartet werden. Der LED-Leuchtring zeigt den Anrufstatus an. Das Mikrofon-Array und die integrierten Lautsprecher sorgen für eine klare Gesprächsqualität. Die im Raum installierten Professional-Display stehen vollständig für die Bilder der zugeschalteten Teilnehmer bzw. den zu besprechenden Content zur Verfügung.
Was sind die besten Videokonferenz-Tools?
Es gibt eine große Software-Auswahl für Videokonferenzsysteme. Ebenso vielfältig sind die Eigenschaften der einzelnen Produkte sowie deren Zielgruppen. Das US-amerikanische Marktforschungsunternehmen Gartner Inc. hat im Jahr 2019 seinen ‚Magic Quadrant für Meeting-Lösungen‚ veröffentlicht. In der vielfach zitierten Abbildung werden im Quadrant ‚Leaders‘ im wesentlichen drei Anbieter genannt (alphabetische Reihenfolge):
- Cisco WebEx – Bisheriger Standard bei Videokonferenzsystemen.
- Microsoft Teams – Aufstrebende Plattform, die Videokonferenzen, Chat, Whiteboard, usw. kombiniert.
- Zoom Cloud Meetings – Aufstrebende Plattform, die Videokonferenzen, Chat, Whiteboard, usw. kombiniert.
Die weiteren Ausführungen in diesem Artikel konzentrieren sich auf Microsoft Teams und Zoom Cloud Meetings, weil diesen beiden Lösungen für die Zukunft eine sehr wichtige Marktstellung prognostiziert wird. Die Entscheidung für eine Lösung folgt häufig dem Ansatz „Plattform first“. Die Softwareauswahl ergibt sich demnach aus der beim Anwender installierten Plattform (z.B. wenn bereits Microsoft Office 365 unternehmensweit eingesetzt wird, dann ist die Nutzung von Microsoft Teams eine naheliegende Lösung.)
Wichtige Links für die Videokonferenzlösung Microsoft Teams
Wichtige Links für die Videokonferenzlösung Zoom Cloud Meetings
Was ist bei einer Videokonferenz zu beachten?
Technische Aspekte
- Internet – Eine stabile Internetverbindung ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Trotzdem haben viele Anwender nervige Ruckler und Bildstörungen bereits selbst erlebt. Im Zweifelsfall ist eine unterbrechungsfreie LAN-Verbindung einer wackligen WLAN-Verbindung vorzuziehen.
- Mikrofon – Diese Komponente ist vermutlich das sensibelste Bauteil in einem Videokonferenzsystem. Es empfielt sich in jedem Fall die Verwendung eines hochwertigen Produkts.
- Lautsprecher – Videokonferenzen sind manchmal recht leise und schwer verständlich. In diesen Fällen ist es hilfreich, wenn die Lautstärke weiter erhöht werden kann.
Persönliche Aspekte
- Disziplin – Die Regeln für die Teilnahme an einer Videokonferenz müssen eingeübt werden. Es macht sich nicht so gut, wenn ihr Gegenüber sein Müsli ist, in der Nase bohrt, einschläft oder kommentarlos den Raum verlässt. Diese Aufzählung kann beliebig fortgesetzt werden.
Wieviele Personen können an einer Videokonferenz teilnehmen?
Ein Blick in die Preisliste von Zoom Cloud Meetings zeigt, dass an einer Videokonferenz bis zu 1.000 Personen teilnehmen können (Basis-Version bis 100 Teilnehmer, Enterprise Plus-Version bis 1.000 Teilnehmer). Auf einem Bildschirm können bis zu 49 Teilnehmer dargestellt werden (7 Zeilen x 7 Spalten). Damit ist die Frage aus technischer Sicht beantwortet.
Wie oben beschrieben, unterscheidet sich die Kommunikation in einer Videokonferenz von der persönlich präsenten Kommunikation in einer Gruppe z.B. darin, dass trotz Anwesenheit vieler Personen immer nur ein Teilnehmer sprechen sollte. Ein „Stimmen-Wirrwarr“ ist für niemanden hilfreich.
